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フリーメールを使わない
フリーメールは迷惑メールと見なされて、自動的にゴミ箱に振り分けられる可能性がある。今なら数百円で利用できる低額のメールサービスが沢山ある。
用件の前に先方の名前
用件を書く前に、先方の名前と簡単な挨拶を書く。誰宛のメールかをはっきりしておく。また、時候のあいさつは必要ない。それから用件を書く。
自分の署名と連絡先
自分の署名と連絡先を必ずつける。慣れないうちは、忘れてしまうことが多い
見直す
誤字・脱字がないかしっかり見直す。eメールは簡単に送れてしまうから、疎かにしてしまいがちだが、ちょっとしたミスが誤解を生むことになる。
件名は分かりやすく
相手が扱うメールの数が多いと、重要そうな件から処理され、そうでない件は後回しにされてしまう。件名が分かりにくいと、後回しにされる可能性が高くなる。
適度な改行
1行の長さは適度な文字数にする。1行当たり30文字前後が適当。それ以上、長くなるようなら、改行すること。また、句点ごとに改行すると、相手にとって読みやすくなる。
いきなり添付ファイルを送らない
いきなりファイルを添付しない。添付書類を送る時は、予め添付書類を送ることを相手に知らせて、相手の意向を確認すること。
添付ファイルの大きさに注意
プロパイダによってはメールサーバの使用量に制限がある。大容量のデータを送る場合は、相手のプロパイダのサービス内容を確認しておく。また、きちんと届いたかを相手に確認すること。
文字化け
半角カナや特殊文字は文字泣けの原因となる。避けること。
一方的にならないようにする
一方的な内容にならないように心がける。先方の理解を得ることが大切。
経過を説明する
相手に物事を頼む時は、経過を説明する。
- 経過を説明。
- 現在の状況と対応を説明。
- お願いしたい内容、今後の取り組みを説明。
返信する
メールはサーバの故障などでメールが紛失することもある。返信がないと、相手は届いたのかどうか分からないままになってしまうので、無事メールが届いたかどうかを相手に知らせる。
全文を引用しない
返信時に元のメールの全文を引用してしまうと、不必要な部分が混じり読みにくくなる。
打ち合わせや質疑応答のメールの場合
打ち合わせや質疑応答形式のメールの場合、送られてきたメールの本文をそのまま下段添付していくと便利。つまり、自分の本分を書いて、全て書き終わってから数行空けて引用を置く。複数回繰り返すと、メールのサイズが大きくなってしまうが、過去の履歴が残るので、一つのメールを読み返すだけで、一連の流れを読み返すことができる。
結論は最初に書く
結論は冒頭に述べる。次にその経緯や説明を述べる。そして、最後に提案を書く。
6W3Hをはっきりさせる
- What（主体）
- When（年月日および時間）
- Where（場所）
- Why（理由、原因）
- Who（人、物）
- Whom（誰に）
- How（状態、状況）
- How much（価格、金額）
- How many（どれだけ、数量）
これらを明確にすることで、内容が相手に伝わりやすくなる。また、これらを箇条書きにすると分かりやすい。
大切なことから提示する
重要度の高い物から書いていく。最初は件名、次に要旨、そして、用件・本文を書いていく。
具体的に説明する
抽象的な形容詞や副詞はできるだけ避ける。
- とても増えた→30％増加
- できるだけ早く伺います→1時間以内に伺います
具体的な内容を記述したほうが、相手に伝わりやすい。
送信社名の設定
送信社名の設定は、個人＋企業名＋部署名を入れておく。これで相手は誰からのメールがすぐに分かってくれる。
署名
「会社名、部署名」、「名前（よみがな）」、「郵便番号・住所」、「電話番号・ファクス番号」、「メールアドレス」、「サイト名・URL」を最後に添える。あらかじめ、メールソフトに登録しておく。
全体の流れ
- 宛名
- 挨拶・名乗り
- 要旨
- 本文
- 挨拶
- 署名
HTML形式ではなく、テキスト形式
データの容量が大きくなったり、メールソフトによって正しく表示されなかったりするので、HTML形式ではなく、テキスト形式にすること。
適宜空白
意味のまとまりごとに、1行の空白を入れると、読みやすくなる。
CC
CCは同時に複数の宛先へ送信する時に使う。その時、各受信者は他の受信者の宛先をも知ることができる。自分の送ったメールの内容を上司などの他の人に報告したい時などに使う。それぞれが面識のない人達に送る時に使うと情報漏えいになってしまうので使わないこと。
BCC
BCCで送った場合は他に受信者がいることも、他の受信者のメールアドレスも知られない。社外へ送ったメールを上司などに報告する時に使う。
単語登録やテンプレートの登録
よく使う単語や表現、テンプレートを登録しておくことで、年間1000時間以上節約することができる。
テンプレートをそのまま使い回さない
テンプレートをそのまま使っていることが分かってしまうと、相手に良い印象を与えることができない。冒頭や最後の挨拶を変えたり、近況を書くことで新鮮味が出る。
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